Manual, documentos e registros do SGA, artigo de Roberto Naime
Diagnóstico Ambiental e Sistemas de Gestão Ambiental. Autor: Roberto Naime. ISBN: 85-86661-81-3. Editora Feevale
[EcoDebate] As normas estabelecem como requisitos básicos, o estabelecimento e a manutenção de registros e informações que descrevam os elementos essenciais do sistema gerencial e suas interações, as análises de impactos e o registro dos efeitos ambientais e instruções que permitam a operação plena do sistema e cadastro das documentações.
A informação pode ser em papel ou em formato eletrônico e oferece um panorama muito útil do sistema de gestão ambiental. A documentação não precisa conter todos os procedimentos e instruções, mas tem que orientar para que todas as informações sejam alcançadas de forma eficiente.
A documentação pode ser hierarquizada da seguinte forma:
- Política Ambiental
- Manual de Gestão
- Procedimentos e instruções de Trabalho;
- Registros.
A principal observação que se deve enfatizar é que documentar ou registrar não significa burocratizar mas, sim criar uma memória ativa que auxilie na implementação das melhorias permanentes e possibilite um bom gerenciamento do cotidiano.
É com este espírito que se busca documentar e registrar, não é com intuito de formalizar ou burocratizar, ou dificultar o acesso universal, mas de proteger a natureza patrimonial da informação e sua função gerencial.
Como em todo procedimento, deve ser buscados uma interpretação e registro que evitem ser professorais e que mantenham o clima de participação, colaboração e humildade.
O controle e compartilhamento da documentação também devem estar definidos e, claro, incluindo, todos os procedimentos para criar e modificar documentos.
Todo procedimento deve privilegiar os seguintes princípios mínimos de operação:
- Permitir a fácil localização dos documentos;
- Estabelecer critérios para que todos os registros sejam legíveis, identificáveis, datados e mantidos de forma ordenada;
- Recebam revisão e análise periódica, sendo adequados sempre que necessários;
- Permaneçam atualizados e sempre disponibilizados aos interessados e autorizados, em locais essenciais;
- Tenham período de manutenção determinado e sejam removidos quando obsoletos ou desnecessários;
- E quando mesmo obsoletos forem mantidos por questões legais ou de auditoria, sejam identificados como tal.
Está implícito que a organização deve desenvolver procedimentos para criar e modificar todos os tipos de documentos.
A organização deve manter toda a espécie de registros existentes, podendo incluir:
- Registros de legislação e regulamentação pertinentes às atividades da organização.
- Registros operacionais cotidianos de inspeções, manutenção e calibragem de equipamentos;
- Registros de incidentes, acidentes, não-conformidades, impactos ambientais;
- Registros de auditorias ambientais internas e externas e análises críticas executadas;
- Informações sobre subcontratados, terceirizados e fornecedores em geral;
- Registros de respostas às emergências ou à situações de risco analisadas.
Cada gerente deve ter noção clara de que os documentos do Sistema de Gestão Ambiental são necessários para melhorar o gerenciamento e garantir as conformidades com a política ambiental e com as normas e deverão ser adequadamente preenchidos e registrados.
Dr. Roberto Naime, Colunista do Portal EcoDebate, é Doutor em Geologia Ambiental. Integrante do corpo Docente do Mestrado e Doutorado em Qualidade Ambiental da Universidade Feevale.
EcoDebate, 13/03/2014
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